Les 7 étapes indispensables pour préparer et réussir le renouvellement de sa flotte de mobiles

Publié le 29/12/2021

Vous êtes plutôt de ceux qui pensent qu’un renouvellement de flotte se prépare en quelques semaines, ou de ceux qui l’anticipent et le préparent 6 mois l’avance ? ?

Chez Betoobe, fait plutôt partie de la 2ème catégorie : on vous conseille plutôt de préparer votre renouvellement bien en avance. Car faire un renouvellement de flotte, ce n’est pas seulement jeter des anciens terminaux et acheter une nouvelle flotte, au contraire !

Le mot d’ordre pour un renouvellement de flotte de mobiles réussi c’est ANTICIPATION.

Et finalement, quelle que soit votre approche (préparer 3 semaines ou 6 mois à l’avance), il existe des étapes indispensables pour bien préparer le renouvellement de sa flotte de mobiles.

Suivez le guide ! ?

1️⃣ Établir un budget pour maîtriser ses coûts

La première étape pour un renouvellement de flotte de mobiles réussi, c'est d’établir un budget. Cela vous permettra de maîtriser vos coûts et d’établir une feuille de route solide pour la suite.

Quelques éléments à prendre en compte ici :

  • Achetez ou louez vos appareils en direct et dissociez-les des opérateurs téléphoniques : cela vous permettra de choisir les meilleurs tarifs
  • Privilégiez l’achat de terminaux reconditionnés à l’achat de terminaux neufs : ils sont eux aussi garantis, mais coûtent en moyenne 30% moins cher
  • Pensez aussi à la location de longue durée (leasing) : plus besoin de gérer la fin de vie, et vous avez souvent accès à un large catalogue de terminaux et services

2️⃣ Établir un cahier des charges pour faire les bons choix de matériel

La base : opérateur, terminaux, accessoires

Lorsque vous établissez votre cahier des charges, il est important de prendre en compte que chaque métier a ses besoins. Cela impactera le choix du ou des opérateurs, des terminaux, mais aussi des accessoires.

Par exemple, un technicien de terrain aura davantage besoin d’un téléphone qui résiste aux chocs et à l’eau qu’un commercial. Vous pourrez ainsi opter pour un téléphone renforcé pour le technicien et un téléphone « classique » pour le commercial.

En revanche, votre commercial a peut-être besoin d’un opérateur avec un très bonne couverture nationale ainsi que d’un forfait international avantageux, ce dont n’aura pas besoin votre technicien.

Dissocier l’appareil de l’opérateur permet notamment de mieux maîtriser chacun de ces paramètres tout en maîtrisant son budget.

Le must have : miser sur la cybersécurité

80 % des entreprises qui ont déjà subi des cyber-attaques contre leurs systèmes. En 2020, 4 fois plus d’attaques ont été recensées qu’en 2019. Pourtant, moins de 25 % des téléphones mobiles d’entreprise sont sécurisés.

Lors du renouvellement de votre flotte, vous devez donc prioriser la sécurité de vos appareils et de vos données. Il s’agit d’investir dans des solutions MDM (Mobile Device Management) et MTD (Mobile Threat Device) solides et adaptées à votre flotte.

Vous ne voulez pas vous occuper vous-même de comparer les prix chez différents fournisseurs de terminaux, chez les opérateurs, ou comparer simplement les solutions de sécurité ? Faites appel à un partenaire qui pourra centraliser toutes ces actions pour vous et vous proposer les meilleurs prix du marché.

3️⃣ Faire reprendre et recycler ses anciens terminaux pour financer la nouvelle flotte

Saviez-vous que faire reprendre et recycler ses terminaux mobiles permet de générer rapidement de la trésorerie ?

Vous pouvez ainsi mettre à profit (littéralement) vos terminaux non-utilisés ou à remplacer pour financer votre nouvelle flotte de mobiles voire monter en gamme.

C’est aussi une façon de vous engager et de mettre votre flotte de mobiles au service de la démarche RSE de votre entreprise : vous produisez moins de déchets et vous réinjectez des matériaux précieux dans le cycle de fabrication de futurs terminaux.

Alors, videz vos fonds de tiroirs et vos armoires, faites reprendre vos terminaux mobiles, et faites de la place pour votre nouvelle flotte !

4️⃣ Préparer et planifier le déploiement de la nouvelle flotte

Comment assurer la distribution des terminaux aux utilisateurs et leur mise en route ? Tout comme les autres étapes décrites ci-dessus, le déploiement s’anticipe, se prépare, et se planifie !

Certains aspects du déploiement sont à suivre de près, de la demande initiale à la prise en main finale par l’utilisateur.

Un outil qui vous permette de recevoir automatiquement des alertes et ou d’envoyer des e-mails à vos collaborateurs sera votre meilleur allié ici pour suivre et gérer les invitations, confirmations, avis d’expédition et de livraison. Le reporting de déploiements sera aussi un élément à avoir.

5️⃣ Anticiper la problématique de continuité de service

La continuité de service est devenue un enjeu majeur pour les entreprises ces dernières années, notamment avec la montée de la mobilité et du télétravail. 

Le choix du mobile, de l’opérateur et du forfait, la mise en place d’un système de sécurité solide et la mise en place d’une solution de gestion de lignes sont essentiels pour assurer une continuité de service à vos collaborateurs et à vos clients.

Il faut ajouter à cela les réparations et les dépannages, notamment en cas de casse, perte ou vol des appareils mobiles. Faire réparer vos terminaux mobiles au cours de leur utilisation permettra d’assurer cette continuité tout en inscrivant votre flotte de mobile au cœur de la démarche RSE de votre entreprise.

Et tout ça, cela s’anticipe. Car ce n’est pas au moment où la panne ou casse arrive sur la nouvelle flotte qu’il faut chercher un partenaire pour les réparations et le dépannage, et ce n’est pas non plus au moment du déploiement même qu’il faut chercher un outil de gestion de flotte.

6️⃣ S’équiper d’un bon outil de gestion de flotte

Comme dans tous les métiers, utiliser un outil inadapté fait perdre du temps voire de l’information.

Et dans ce contexte de mobilité et de télétravail, le gestionnaire de flottes a besoin d’être bien équipé. Il gère tout ce qui touche à la flotte des mobiles des collaborateurs, et si lui-même n’est pas bien équipé pour réussir, il y a de grandes chances que cela impacte le reste des collaborateurs !

  • Les outils d’assets management et CMDB ne sont pas toujours adaptés à la gestion de flotte de mobiles car ils ne sont pas spécialisés : toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin n’existeront peut-être pas (blocage), ne seront pas intuitives ou ne seront qu’en partie adaptées (perte de temps et de sérénité).
  • Avec Excel, aucune automatisation, aucune vision globale, et, en plus, une erreur de frappe ou de manipulation (suppression accidentelle de lignes par exemple) et ce sont possiblement des informations cruciales qui sont perdues.
  • Et avec les post-its, on vous laisse imaginer…

Voici les principales caractéristiques d’un bon outil de gestion de flottes de mobiles, selon l’équipe Betoobe :

  • Intuitif, simple d’utilisation et sans superflus : pour simplifier leur quotidien sans les encombrer
  • Dédié à la gestion de flotte de mobiles : car non, un outil de gestion de parc de PC ne sera pas vraiment adapté à la gestion d’une flotte de mobiles
  • Collaboratif : pour permettre à toutes les parties prenantes de vraiment travailler ensemble (gestionnaire de flotte, DSI, RSSI,…)
  • Connecté : pour s’intégrer avec les autres logiciels, comme les extranets opérateurs, le MDM et le MTD, l’EMM,…
  • Complet : pour permettre de gérer TOUS les aspects de la gestion de flotte de manière centralisée (déploiements et mouvements, attributions, SAV, recyclage,…)
  • En temps réel : pour anticiper les événements et/ou prendre des décisions rapidement (KPI, dashboard,…)
  • Prédictif : pour anticiper facilement les grandes et les petites étapes en se déchargeant de la charge mentale

Et si on vous disait que cette plateforme existe ? ?
Car nous avons créé MobileHub, une plateforme en ligne dédiée à la gestion de flotte, qui simplifie vraiment le quotidien des gestionnaires de flottes, leur fait gagner du temps, et leur apporte de la sérénité.

C’est la vocation-même de MobileHub de regrouper en une seule et même plateforme tout ce dont les gestionnaires ont besoin pour gérer simplement et facilement l’ensemble de leur flotte d’appareils mobiles (smartphones et tablettes). Et cela passe par la gestion des déploiements, de la sécurité, du SAV et des réparations, et d’autres encore.

7️⃣ S’entourer des bons (ou DU bon) partenaire(s) pour les services complémentaires

Un outil adapté, c’est bien. Un outil adapté ET des partenaires de confiance, c’est encore mieux. Entourer son gestionnaire de flotte de mobiles des bons partenaires permet de gérer efficacement tous les aspects complémentaires à la l’outil :

  • Le choix des terminaux, opérateurs et forfaits les plus adaptés à chaque métier
  • Le SAV, les réparations et le dépannage tout au long de l’année
  • La reprise, le recyclage, le reconditionnement et la valorisation (y compris financière), avec la garantie d’un effacement des données approfondi
  • La sécurité informatique pour la protection des données des collaborateurs et de l’entreprise

Et ça tombe bien, chez Betoobe, on vous accompagne sur l’intégralité des problématiques de renouvellements et de gestion de flotte.

Vous préparez un renouvellement de votre flotte de mobiles ?

Chez Betoobe, on accompagne les gestionnaires de flottes dans toutes leurs problématiques liées aux renouvellements de flotte, quelle que soit la période de l’année.

Si vous avez une question ou un besoin, contactez-nous ! On pourra vous aider sur tous les sujets, comme la reprise et le recyclage, la gestion de flotte 360°, la cybersécurité, les outils et services essentiels pour simplifier votre quotidien, et plus encore ?

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