Dans presque tous les secteurs d'activité, l'utilisation professionnelle d'un appareil mobile est monnaie courante (smartphone, ordinateur portable, tablette,…). En fait, il semblerait presque étrange de ne pas utiliser un appareil mobile pour le travail.
Pour de nombreuses entreprises, cependant, les appareils mobiles sur le lieu de travail posent une question délicate : qui fournit l'appareil ?
La tendance du BYOD (Bring Your Own Device) consiste à permettre aux collaborateurs d'apporter leurs appareils mobiles personnels au travail afin de les utiliser à des fins professionnelles. De la collecte de données sur le terrain (inspections, photos, etc.) au suivi de leur temps, tout peut y passer.
Certaines entreprises ont adopté la tendance, en l’incorporant pleinement dans leur stratégie.
Mais cette pratique pose depuis toujours des questions relatives à la sécurité de l'information et à la protection des données (de l’entreprise et des collaborateurs). Elle pose aussi des questions sociales et juridiques.
Alors, BYOD ou pas BYOD pour votre entreprise ? On vous aide à répondre à cette question !
Sommaire
Avant de vous donner nos 3 raisons de fournir les terminaux mobiles à vos collaborateurs, on a pensé qu’un petit retour sur les bases serait pertinent. Quel sont les cas d’usage des téléphones (et autres terminaux) mobiles en entreprise ?
Ici, c’est le cas le plus simple : l’entreprise fournit un téléphone qui est enrollé dans le MDM (logiciel de Mobile Device Management), et aucun usage personnel n’est autorisé. On appelle cela le « COBO », ou « Company Owned, Business Only ».
L’appareil est sous l’entière responsabilité de l’entreprise, qui doit le remplacer ou le faire réparer en cas de panne, casse, vol, ou perte. L'entreprise peut en effacer l’intégralité des données en cas besoin (perte, vol, retour).
Par exemple, les téléchargements d’applications via le Google Play Store sont bloqués, l’utilisation d’un compte Google Drive personnel est bloquée, etc. En somme, l’utilisateur n’a (pratiquement) aucun moyen d’utiliser son mobile professionnel à des fins personnelles.
Dans ce 2ème cas d’usage, l’entreprise fournit au collaborateur un téléphone professionnel mais autorise un usage personnel de celui-ci. Il s’agit du système appelé « COPE », ou « company owned, personally enabled », et représente environ 70% des cas.
Dans cette configuration, le collaborateur a le droit, par exemple, d’utiliser le Google Play Store et de télécharger des applications, pour un usage personnel ou professionnel. L’entreprise peut cependant interdire et bloquer l’utilisation d’applications spécifiques.
Ce cas est le plus courant et le plus confortable pour l’entreprise : l’appareil mobile reste la propriété et la responsabilité de l’entreprise, et celle-ci a donc le droit d’en effacer les données en cas de besoin (vol, perte, retour,…). L’usage personnel étant autorisé, il est de la responsabilité du collaborateur de sauvegarder ses données personnelles.
Important à préciser : l’entreprise n’a aucun accès aux données personnelles de l’appareil. Elle a uniquement la possibilité de les faire effacer grâce à la solution MDM mise en place.
C’est dans ce 3ème cas qu’on entre vraiment dans le « BYOD », ou « Bring Your Own Device ». Et c’est ici que les choses se compliquent vraiment.
La BYOD (Bring Your Own Device) consiste à permettre aux collaborateurs d'apporter leurs appareils mobiles personnels au travail afin de les utiliser à des fins professionnelles. De la collecte de données terrain (inspections, photos, notes,etc.), au suivi de leur temps, tout peut y passer.
L’entreprise fournit une carte SIM professionnelle au collaborateur qui l’utilise dans son téléphone personnel. La carte SIM est enrollée dans le MDM de l’entreprise. L'entreprise peut alors créer une partition professionnelle sur l’appareil mobile personnel : c’est là que pourront être téléchargées les applications professionnelles par exemple.
Ce qui signifie qu’ici, contrairement aux deux premiers cas, l’appareil est sous l’entière responsabilité du collaborateur. C’est le collaborateur qui est responsable de ses données et sauvegardes personnelles, ainsi que du remplacement ou de la réparation du téléphone en cas de besoin.
Le MDM est dans ce cas-là utilisable uniquement sur la partie professionnelle. L’entreprise pourra effacer les données de la partie professionnelle (Outlook, Teams, par exemple), mais rien ne garantit que le collaborateur n’ait ouvert ses e-mails professionnels via un navigateur web au lieu de l’application dédiée et qu’il n’ait téléchargé de pièce jointe sur la partie personnelle du téléphone.
Mais alors quelles sont nos recommandations ? BYOD ou pas BYOD pour votre entreprise ?
Le BYOD a des avantages indéniables. Il apporte de la souplesse et une vraie économie du fait de ne pas devoir acheter d’appareil mobile pour tous les collaborateurs. Mais il pose d’autres problèmes, notamment juridiques, en matière de sécurité, ou encore en matière de gestion de flotte.
Alors voici nos raisons de ne PAS faire appel au BYOD dans votre entreprise.
Julien, co-fondateur de Betoobe et ancien DSI, nous explique : « le BYOD amène une réelle souplesse à l’entreprise. Mais il apporte son lot de problèmes au gestionnaire de flotte ». Il ajoute : « le BYOD, de manière théorique, c’est magique. Mais de manière théorique seulement ».
Par exemple, certains collaborateurs ne voudront pas utiliser l’application d’e-mails fournie par l’entreprise mais l’application « personnelle » qu’ils utilisent au quotidien, qu’ils connaissent mieux, et qu’ils préfèrent utiliser même pour un usage professionnel.
Aussi, toutes les solutions ne sont pas compatibles avec tous les appareils ou tous les OS, ce qui apportera un autre lot d’exceptions et de problèmes potentiels.
Le BYOD demande alors un gestionnaire de flotte et/ou une équipe de support disponible pour accompagner au quotidien les collaborateurs dans toutes ces « exceptions », ce qui devient très rapidement chronophage… et peu économique sur le long terme.
La sécurité informatique est un autre élément qui nous pousse à ne pas vous recommander le BYOD. Les utilisateurs séparent rarement vie professionnelle et vie personnelle sur leur smartphone, et c’est encore plus vrai en BYOD. Or les systèmes COBO et COPE permettent justement à l’entreprise de piloter intégralement la protection et l’effacement des données d’un appareil mobile.
Et cela s’applique aux cas de vol ou de perte de l’appareil, mais aussi aux cas de départs de collaborateurs.
Car quand un collaborateur quitte votre entreprise, que deviennent les données d’entreprise présentes sur son appareil personnel ? Qu’est-ce qui vous garantit que le collaborateur a effectivement effacé les données de l’entreprise à son départ, et qu’il l’a fait correctement ?
Vous devriez être en mesure de garantir la sécurité des données de l’entreprise, même sur les mobiles, quelle que soit la situation.
Pour l’analogie, imaginez : vous fournissez un ordinateur professionnel sur lequel votre collaborateur ne peut pas tout faire selon son gré. Pourquoi n’en feriez-vous pas de même avec les smartphones et les tablettes ?
Par ailleurs, avec le télétravail vos collaborateurs ne sont probablement autorisés à travailler que depuis leur ordinateur professionnel et probablement autorisés à ne se connecter qu’à travers une connexion sécurisée (VPN). Pourquoi utiliseraient-ils leur smartphone ou tablette personnels en parallèle de leur ordinateur professionnel ?
En 2020, le monde a connu d'importantes perturbations résultant de la pandémie. Cette dernière a accéléré la culture du travail à domicile et a, dans de nombreux cas, rendu nécessaire l'accès des employés aux applications professionnelles depuis leurs appareils personnels.
Quelques chiffes pour remettre en contexte :
Cela signifie que certains employés utilisent leurs appareils personnels pour accéder aux réseaux et aux applications de l'entreprise, même si ces activités sont interdites.
Aussi, selon la 12ème édition du baromètre santé et qualité de vie au travail de Malakoff Humanis, 64% des collaborateurs pensent leur entreprise prend leur bien-être en considération. Toujours selon le baromètre de Malakoff Humanis, les collaborateurs déclarent que leur travail empiète sur leur vie privée et signalent un débordement des tâches en dehors des heures de travail.
Et nous l’avons vu ces dernières années avec la crise sanitaire, cette séparation et la déconnection sont encore plus importantes avec le télétravail et devenue une préoccupation centrale pour les collaborateurs.
Certains collaborateurs questionnent par ailleurs la sécurité de leurs données personnelles en cas de BYOD.
Alors pourquoi ne pas faire d’une pierre deux coups en fournissant à vos collaborateurs des appareils mobiles professionnels ?
Vous garantirez ainsi la sécurité des données de l’entreprise et de vos collaborateurs, et garantirez à vos collaborateurs une réelle déconnexion entre vie privée et vie professionnelle.
Tout autant de raisons de ne pas faire appel au BYOD, vous voyez donc.
Mais on nuancera tout de même nos propos en précisant que le BYOD peut être malgré tout intéressant pour les entreprises qui ne travaillent pas avec des données classées confidentielles. Il faudra alors avoir une politique de BYOD bien définie et qui explicite les droits et devoir tant des collaborateurs que de l’entreprise. La mise en place de cette politique permettra également de définir à qui l’entreprise va autoriser le BYOD ou, au contraire, à quels collaborateurs elle devra fournir un appareil mobile.
Bien évidemment, on ne peut pas vous recommander d’éviter à tout prix le BYOD et vous laisser en suspend pour gérer votre flotte de mobiles ?
Car c’est exactement pour vous accompagner sur le sujet que l’on a créé MobileHub, une plateforme connectée qui simplifie le quotidien des gestionnaires de flotte. De la sécurité informatique jusqu’à la gestion des lignes et en passant par les mouvements et attributions, MobileHub c’est LE copilote des gestionnaires de flottes.
Nous proposons également différents services en complément à notre plateforme. Vous pouvez par exemple, si vous le souhaitez, nous déléguer entièrement la gestion de votre flotte de mobiles. Nous pouvons aussi vous aider à mettre en place une solution de MDM ou MTD. Les opportunités sont multiples.
En plus de cela, notre plateforme est entièrement hébergée en France avec des datacenters basés en France, et nous travaillons uniquement avec des partenaires français, voire vraiment locaux basés dans notre région.
Le cycle de vie d’un terminal mobile, que ce soit un smartphone ou une tablette, s’étend de l’extraction des matières premières nécessaires à sa fabrication jusqu’à sa fin de vie.
Plusieurs étapes composent ce cycle, et la connaissance de chaque étape du cycle de vie des terminaux mobiles est essentielle pour tout gestionnaire de flotte.
Bien connaître chaque étape du cycle de vie des terminaux mobiles permet d’acquérir une vision globale des bases de la gestion de flotte de mobiles et d’aller plus loin dans ses actions. C’est également un point essentiel pour pouvoir mettre sa flotte de mobiles au cœur de la démarche RSE de son entreprise.
Alors, en quoi consiste concrètement le cycle de vie des terminaux mobiles ? Et comment optimiser chacune de ces étapes afin d’en limiter l’impact négatif ?
Voici ce que notre analyse et notre expérience nous ont appris ??
Sans surprise, tout commence à la source – littéralement.
Comme pour tout objet transformé, l’extraction des matières premières (1) est la première étape de la production des appareils électroniques. Pensez entre autres aux différents métaux que contiennent les terminaux mobiles : des métaux parfois rares, présents notamment dans les batteries et les micro-processeurs de nos appareils.
Une fois toutes les matières premières et tous les matériaux, on passe à l’étape de l’assemblage et de la fabrication des terminaux (2). C’est ici que les matériaux prennent vie pour devenir les terminaux qui nous accompagnent dans les nôtres.
Maintenant que les terminaux sont prêts, on passe à l’étape de transport et de distribution (3). Cette étape peut être composée de plusieurs phases : la distribution vers les revendeurs, vers les particuliers, vers les entreprises, vers les collaborateurs, etc.
Et une fois les terminaux distribués aux utilisateurs finaux, on entre dans l’étape d’utilisation des terminaux mobiles (4). L’appareil mobile passe entre les mains de l’entreprise et/ou du collaborateur. Il est utilisé tous les jours et de façon plus ou moins intense, jusqu’à ce qu’il soit jeté ou recyclé, voire rangé dans une armoire ou perdu.
On entre alors dans la dernière étape du cycle de vie des terminaux, celle de leur fin de vie (5). Et comme on vient de vous le dire, la fin de la vie des terminaux mobiles peut se passer de plusieurs façons.
Les terminaux mobiles peuvent être :
Une fois toutes ces étapes en tête, on peut se pencher réellement sur la question de comment limiter son impact négatif, environnemental notamment, tout au long du cycle de vie des terminaux. Et c’est en répondant à cette question qu’on peut commencer à vraiment mettre sa flotte de mobiles au cœur de la démarche RSE de son entreprise.
Bonne nouvelle : on y répond tout de suite pour vous ! ?
Tout au long de son cycle de vie, de l’extraction des matières première jusqu'à sa fin de vie, un mobile a des impacts environnementaux, sociaux et sanitaires.
Les principaux impacts environnementaux des smartphones, tout au long de leur cycle de vie, sont :
La fabrication d’un smartphone ou d’une tablette (de l’extraction des minerais à l’assemblage final) est responsable d’environ trois quarts de ces impacts. Ceci est en grande partie imputables à l’écran et aux composants électroniques complexes (microprocesseurs, etc.).
La distribution et l’utilisation du terminal ont moins d’impacts. Ici, les impacts sont essentiellement liés à l’énergie consommée pour le transport et à la production d’électricité.
Et l’étape de la fin de vie a des impacts variables selon que l’appareil est recyclé ou non.
« Nous avons mis tout en œuvre pour augmenter la durée de vie des smartphones à travers une démarche de réduction de la consommation de ressources et d’énergie liée aux terminaux. Nous prenons l’engagement d’œuvrer pour la réduction de l’impact environnemental des activités numériques des entreprises. »
Julien Fournier, co-fondateur COO de Betoobe
Dès cette étape, les possibilités d’engagement sont multiples.
Tout d'abord, on peut privilégier l’approvisionnement responsable en matériaux, l’action en faveur du bien-être et de la juste rémunération des travailleurs, les minéraux provenant de zones sans conflit, etc.
Il s’agit ensuite de privilégier les matières recyclées et recyclables (par exemple le plastique pour les coques).
Enfin, faire recycler ses terminaux permet de nourrir perpétuellement le cycle.
Une partie des engagements de cette étape se rapproche des engagements de l’étape précédente : privilégier les fabricants qui utilisent des matériaux recyclés et équitables et des minéraux sans conflit, qui rémunèrent dignement les ouvriers de leurs usines, etc.
Mais on peut également pousser les choses encore plus loin et faire appel, par exemple, à des fabricants qui utilisent des énergies vertes pour alimenter leurs usines, qui réduisent eux-mêmes leur production de déchets, et ainsi de suite.
En résumé, faire appel à des fabricants qui ont des engagements forts est une façon de vous-mêmes vous engager.
La réduction de l’impact environnemental négatif du transport et de la distribution est un point aujourd’hui essentiel pour les entreprises.
Même si cette étape n’est pas celle qui a le plus d’impact négatif, on peut quand même s’engager de plusieurs façons :
Quand on pense « allonger la durée de vie d’un appareil », on pense souvent aux réparations et au recyclage. Il existe cependant bien d’autres opportunités et réflexes à avoir pour allonger le cycle de vie de vos mobiles et limiter son impact négatif.
Pour commencer, bien protéger ses appareils pour qu’ils résistent aux chutes, à l’eau et à une utilisation quotidienne intense permet de les garder « en forme » plus longtemps.
Pensez à équiper les mobiles de votre flotte de verres trempés et de coques de protection. Selon les métiers, pensez même à équiper à vos collaborateurs des téléphones renforcés et anti-chocs !
Ensuite, il existe également des actions de base et des réflexes à avoir pour sécuriser de façon efficace sa flotte de mobiles d’un point de vue informatique : utiliser des logiciels de Mobile Device Management (MDM) et de Mobile Threat Defense (MTD), réaliser des mises à jour régulières et sensibiliser ses collaborateurs à la sécurité informatique (phising, protection des données,…),…
Bon à savoir : le MTD est un complément indispensable au MDM afin de pouvoir piloter les usages professionnels des terminaux, tout en laissant vos collaborateurs utiliser leurs mobiles pour des besoins personnels en toute sérénité. Si vous n’utilisez aujourd’hui qu’un MDM, penchez-vous rapidement sur la question du MTD.
La continuité de service est devenue un enjeu majeur pour les entreprises ces dernières années, notamment avec la montée du télétravail.
Faire réparer ses terminaux mobiles au cours de leur utilisation est désormais nécessaire pour assurer cette continuité tout en l’inscrivant au cœur de sa démarche RSE. Car faire réparer ses téléphones et tablettes, c’est à la fois allonger leur durée de vie et ne pas jeter l’argent par les fenêtres.
C’est facile : tant que l’appareil fonctionne correctement, gardez-le dans votre flotte et utilisez-le ! À défaut, faites-le reprendre par un prestataire de confiance qui pourra le reconditionner et le remettre sur le marché ou faire recycler ses matériaux.
Laisser ses appareils mobiles dans des fonds d’armoire ou de tiroirs, c’est dépassé.
Eh oui, car faire recycler ses terminaux mobiles, que ce soit vos smartphones ou vos tablettes, permet de limiter les déchets produits et de réinjecter des ressources et des matières premières dans le cycle de fabrication des terminaux.
C’est grâce au recyclage des terminaux mobiles que l’on peut en produire de nouveaux, proposer du matériel reconditionné aux particuliers comme aux entreprises, et donner une seconde vie à des terminaux qui sont remis sur le marché.
Et ça, c’est un engagement environnemental non négligeable à l’échelle d’une entreprise et d’une flotte de mobiles entière, vous ne trouvez pas ?
Du côté financier, le recyclage des terminaux mobiles a aussi du bon. Saviez-vous que le recyclage permet également de valoriser financièrement vos terminaux mobiles, et d’en faire ainsi un vrai levier de génération de trésorerie ?
Et voilà, vous savez tout !
Alors, on est conscients que tout cela peut paraitre beaucoup et lourd à mettre en place. Mais en réalité, c’est un peu comme pour tout : si on s’équipe des bons outils et qu’on s’entoure des bons partenaires, tout devient plus facile et plus fluide. Bonne nouvelle : on a créé cet outil pour vous ?
La vocation-même de MobileHub est de regrouper en une seule et même plateforme tout ce dont les gestionnaires de flottes ont besoin pour gérer simplement et facilement l’ensemble de leur flotte d’appareils mobiles (smartphones et tablettes). Et cela passe aussi par la gestion de la sécurité, du SAV et des réparations, et d’autres encore.
Notre plateforme MobileHub est hébergée sur des data centers basés en France et développé par notre équipe basée en France.
Nous travaillons avec des partenaires français et locaux en matière de recyclage des appareils mobiles (leurs bureaux sont à quelques kilomètres des nôtres seulement).
« Notre démarche RSE s’intègre dans notre volonté de participer activement à un numérique sobre et à une utilisation écologique pour un développement durable. Nos engagements sont de limiter l’impact environnemental de notre prestation et de donner à nos parties prenantes toutes les informations nécessaires pour y arriver. »
Sébastien Reverdy, co-fondateur et CEO de Betoobe
On s’imagine souvent que IT, smartphones, tablette ou même ordinateurs portables rime forcément avec déchets électroniques et pertes d’argent à chaque renouvellement. Les mobiles en fin de vie ou inutilisés restent au fond des tiroirs. Des téléphones et des tablettes tout à fait réparables sont mis de côté et remplacés par des téléphones neufs payés au prix fort (ou subventionnés et payés dans le prix de l’abonnement).
Mais en réalité, à chaque étape du cycle de vie d'un téléphone ou d’une tablette il est possible d’agir pour limiter son impact environnemental négatif. Souvent même en générant de la trésorerie.
Vous vous êtes déjà demandé comment aligner la gestion de votre flotte de terminaux mobiles avec votre démarche RSE ? ?
Eh bien, sachez qu'à chaque étape du cycle de vie d'un téléphone vous pouvez agir pour limiter votre impact environnemental négatif.
Voici tous nos conseils pour allier gestion de flotte de mobiles et démarche RSE et pousser l’engagement environnemental de votre entreprise encore plus loin ?
Sommaire
Le matériel reconditionné connait un boom depuis quelques années, que ce soit pour les particuliers ou pour les entreprises. Et non pas sans raison.
En France, un téléphone est actuellement gardé en moyenne 2 ans avant d’être remplacé, et souvent jeté. Acheter un téléphone reconditionné permet de doubler sa durée de vie !
Mais les avantages du matériel reconditionné sont, à vrai dire, tant environnementaux que financiers.
Côté environnemental, le matériel reconditionné permet de donner une seconde vie à des terminaux mobiles et de participer activement à la réduction des déchets électroniques. Celui-ci permet aussi de réduire considérablement l’extraction de matières premières nécessaires à la fabrication de l’appareil et de participer à une exploitation plus raisonnée des minéraux. Un gros point pour limiter son impact environnemental négatif.
Côté financier, le matériel reconditionné permet aux gestionnaires de flottes et aux entreprises de réaliser des économies considérables. Un smartphone reconditionné peut coûter jusqu’à 50% de moins que le téléphone neuf. Multipliez ça par le nombre d’appareils de votre flotte...
Attention cependant à la diversité des revendeurs de matériel reconditionné. Car tous les vendeurs n’ont pas la même fiabilité ni qualité. Il est donc important de passer par un partenaire expert qui vous accompagnera sur le long terme sur toutes vos problématiques d’achat de terminaux.
La continuité de service est devenue un enjeu majeur pour les entreprises ces dernières années, notamment avec la montée du télétravail.
Faire réparer ses terminaux mobiles au cours de leur utilisation est désormais nécessaire pour assurer cette continuité tout en l’inscrivant au cœur de sa démarche RSE. Car faire réparer ses téléphones et tablettes, c’est à la fois allonger leur durée de vie et ne pas jeter l’argent par les fenêtres.
Il est donc important de s’entourer le plus tôt possible d’un partenaire fiable qui pourra vous accompagner sur vos problématiques de casses et pannes et garantir les meilleures conditions de travail à vos collaborateurs. Ça tombe bien, c’est le cas de Betoobe !
Faire recycler ses terminaux mobiles, que ce soit vos smartphones ou vos tablettes, permet de limiter les déchets produits et de réinjecter des ressources et des matières premières dans le cycle de fabrication des terminaux.
C’est grâce au recyclage des terminaux mobiles que l’on peut en produire de nouveaux, proposer du matériel reconditionné aux particuliers comme aux entreprises, et donner une seconde vie à des terminaux qui sont remis sur le marché.
Et ça, c’est un engagement environnemental non négligeable à l’échelle d’une entreprise et d’une flotte de mobiles entière, vous ne trouvez pas ?
En 2020 par exemple, Betoobe a permis d’éviter 17 tonnes de déchets électroniques en recyclant les terminaux mobiles de ses clients.
Du côté financier encore une fois, le recyclage des terminaux mobiles a aussi du bon.
Saviez-vous que le recyclage permet également de valoriser financièrement vos terminaux mobiles, et d’en faire ainsi un vrai levier de génération de trésorerie ?
Vous pouvez recycler vos mobiles inutilisés pour générer de la trésorerie ou encore recycler vos mobiles actuels pour financer des nouveaux terminaux.
Chez Betoobe, certains de nos clients financent quasi intégralement leurs nouvelles flottes grâce à la valorisation que nous leur proposons.
Aussi, en choisissant son partenaire de recyclage, il ne faut pas oublier prendre en compte également la qualité et la fiabilité de l’effacement des données proposé. Chez Betoobe nous procédons un effacement certifié ANSSI du terminal avant sa remise sur le marché seconde main : un effacement de grade militaire qui garantit l’effacement complet des données de votre entreprise, de vos collaborateurs, et garantit l’impossibilité d’une récupération ultérieure.
En alliant achat de matériel reconditionné, réparations et recyclage des terminaux, vous vous engagez pour l’environnement tout au long du cycle de vie de vos terminaux. Vous engagez tant votre entreprise que vos collaborateurs dans une démarche RSE cohérente et aujourd’hui centrale pour les entreprises de toute taille.
Pour faciliter cette démarche et la rendre la plus simple possible pour les gestionnaires de flottes et les DSI, nous avons créé MobileHub : une plateforme en ligne qui simplifie la gestion de flottes de mobiles au quotidien et tout au long du cycle de vie de vos terminaux.
Voici un aperçu de quelques-unes de ses fonctionnalités :
