Guide pratique pour fiabiliser l’information et la gestion de son parc de mobiles

Publié le 05/01/2023

Les appareils mobiles font partie intégrante des opérations de votre entreprise et de la vie de vos utilisateurs. Lorsqu'il s'agit de gérer votre parc d'appareils mobiles, la fiabilité de l'information est primordiale. Il est donc important de gérer à la fois l’information et votre flotte de mobiles de la façon la plus efficace et sûre possible.

Pour vous, gestionnaires de flottes, une information non fiable entraine une mauvaise gestion de votre flotte de mobiles et apporte son lot de frustrations au quotidien. Pour vos utilisateurs, une mauvaise gestion des appareils mobiles peut entraîner une baisse de productivité et des risques de sécurité des données.

Heureusement, il existe plusieurs mesures que vous pouvez mettre en place pour assurer la fiabilité de l'information et l’efficacité de la gestion de votre parc d'appareils mobiles.

Dans cet article, nous explorons 4 façons d'améliorer la fiabilité de votre parc d'appareils mobiles. Qu'il s'agisse de centraliser l’information ou d’automatiser vos tâches, ces conseils vous aideront à gérer votre parc de mobiles avec plus d’efficacité et de sérénité !

1.      Vérifiez l’exactitude de l’information

En matière de gestion de l’information, le point de départ est la donnée. Une donnée qui n’est pas fiable entraînera une vision de votre flotte qui ne l’est pas non plus. Avant toute chose, il est donc essentiel de vérifier l’exactitude des données de votre flotte de terminaux mobiles (smartphones, tablettes, laptops,…).

Il existe plusieurs catégories d’informations (ou données) que vous pouvez vérifier et qui proviennent de différentes sources, notamment des extranets opérateurs, du MDM, ou de la gestion de flotte en elle-même.

💡 Voici quelques exemples d’informations qu’il est important de vérifier :

  • Sur vos extranets opérateurs :
    • Dates des contrats
    • Dates d’engagements
    • Liste des utilisateurs
    • Attribution des lignes et forfaits aux bons utilisateurs
    • IMEI relevé par l’opérateur sur chaque ligne
  • Sur votre MDM :
    • Statut d’enrôlement des appareils
    • Date de dernière connexion de l’appareil
    • Identification des terminaux utilisés par les utilisateurs (IMEI, N° de Série)
  • Sur votre outil de gestion de flotte :
    • Liste des utilisateurs
    • Attribution des terminaux et accessoires au bon utilisateur

Une fois ces données collectées et vérifiées, contrôlez leur cohérence. Le triptyque utilisateur/ligne/IMEI est une bonne base de départ.

N’oubliez pas également de mettre à jour régulièrement, si nécessaire, les différentes sources de données !

2.      Centralisez l'information de vos différentes sources pour garder une vision complète et à jour de votre flotte

Une fois que l’exactitude de l’information a été vérifiée sur les différentes sources, vous pouvez centraliser l’information sur une plateforme unique pour garder une vision simple et complète de votre flotte.

En effet, l'information est souvent (trop) dispersée pour que l'on puisse avoir une vision réellement claire de sa flotte. Entre le MDM, les extranets opérateurs, l'outil de gestion des utilisateurs/terminaux (Excel ou autre)... et selon la taille de la flotte, les choses peuvent s'emballer rapidement.

Il est donc essentiel de centraliser les données provenant des différentes sources. Vous pourrez ainsi avoir une vision complète de votre flotte, basée sur les données les plus récentes et fiables possible.

💡 Quelques exemples d’informations à centraliser :
- Les informations sur les utilisateurs, les lignes, les terminaux et les accessoires attribués
- Les informations sur l’état d’enrôlement des appareils mobiles
- Les informations sur les mouvements de terminaux et accessoires
- L’historique sur des utilisateurs, lignes, terminaux et accessoires

Ainsi, une fois que vous aurez regroupé toutes les informations sur une seule et même plateforme, vous pourrez gérer votre flotte de façon plus simple et fiable. Vous pourrez identifier rapidement les erreurs et incidents afin de réagir au plus vite et offrir à votre collaborateurs une continuité de service solide.

Quelle plateforme choisir pour centraliser votre information ?

Il existe des plateformes interconnectées de gestion de flotte, dont l’objectif est tant de vous aider à gérer l’intégralité du cycle de vie de vos appareils et utilisateurs que de vous aider à fiabiliser l’information de votre parc. C’est le cas notamment de la plateforme MobileHub que nous avons créée.

MobileHub se connecte aux différents extranets opérateurs, à votre annuaire d’entreprise et à votre MDM pour centraliser l’information et vous permettre de la contrôler.

3.      Automatisez vos tâches récurrentes et chronophages pour limiter les oublis et les erreurs

Une fois que l’information a été vérifiée et centralisée, vous pourrez automatiser vos tâches récurrentes et chronophages. L’automatisation vous permettra de gagner en temps et en efficacité sur des tâches répétitives et chronophages.

Elle participe également à fiabiliser l'information et la gestion de sa flotte de mobiles, car elle permet de limiter les oublis et d’éviter des "loupés" (par exemple, les relances par e-mail pour fluidifier certains processus).

💡 Voici quelques exemples de tâches ou processus que vous pouvez mettre en place pour automatiser la gestion de votre flotte de mobiles :
- La gestion des utilisateurs, terminaux mobiles, accessoires, et forfaits
- Les déploiements et mastérisations de terminaux mobiles (grâce à la planification notamment)
- La gestion des restitutions (avec l’envoi automatique d’e-mails pour relancer les utilisateurs, demander la confirmation de restitution, etc.)
-Les reportings (avec l’envoi automatique d’e-mails à fréquence déterminée à vous-mêmes et/ou vos équipes)

4.      Mettez l’information à la disposition de toutes les parties prenantes

Enfin, une étape importante, et pourtant souvent mise de côté, pour gérer votre flotte de mobile, c’est de mettre les données et informations à la disposition des différentes parties prenantes : gestionnaire de flotte, RSSI, DSI, etc.

Centraliser l’information c’est bien, la mettre à la disposition de toutes les personnes qui en ont besoin, c’est mieux.

💡 Il s’agit par exemple d’informations concernant :
- Les utilisateurs et leurs attributions (terminaux, accessoires, lignes, forfaits,…)
- Les enrôlements dans le MDM
- L’historique des SAV et incidents
- Les reportings globaux de gestion de flotte

L’automatisation mentionnée dans le paragraphe précédent pourra également concerner certaines tâches de ces parties prenantes. Il est donc préférable de leur donner accès à ces informations.

Conclusion

Cet article vous a présenté quelques mesures pour améliorer la fiabilité de l’information de votre flotte de mobiles : vérifier l’exactitude de l’information, centraliser l’information, automatiser les tâches, et partager l’information. En suivant ces quelques étapes, vous atteindrez non seulement une plus forte fiabilité des données, vous pourrez aussi gérer votre flotte de terminaux mobiles de façon plus fluide, rapide et sûre.

Plusieurs outils sont à votre disposition pour cela, comme des solutions MDM, des solutions de gestion de flotte telles que MobileHub, entre autres.

Pour compléter votre suite logicielle, nous vous recommandons également de faire appel à un partenaire spécialisé en gestion de flotte de mobiles qui saura vous accompagner sur un ensemble de services complémentaires : SAV et réparations, fourniture et recyclage de terminaux, support utilisateurs, etc.

Betoobe met à votre disposition une équipe de spécialistes sur tous ces sujets. Contactez-nous pour nous présenter vos problématiques et vos besoins !

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