Les appareils mobiles font partie intégrante des opérations de votre entreprise et de la vie de vos utilisateurs. Lorsqu'il s'agit de gérer votre parc d'appareils mobiles, la fiabilité de l'information est primordiale. Il est donc important de gérer à la fois l’information et votre flotte de mobiles de la façon la plus efficace et sûre possible.
Pour vous, gestionnaires de flottes, une information non fiable entraine une mauvaise gestion de votre flotte de mobiles et apporte son lot de frustrations au quotidien. Pour vos utilisateurs, une mauvaise gestion des appareils mobiles peut entraîner une baisse de productivité et des risques de sécurité des données.
Heureusement, il existe plusieurs mesures que vous pouvez mettre en place pour assurer la fiabilité de l'information et l’efficacité de la gestion de votre parc d'appareils mobiles.
Dans cet article, nous explorons 4 façons d'améliorer la fiabilité de votre parc d'appareils mobiles. Qu'il s'agisse de centraliser l’information ou d’automatiser vos tâches, ces conseils vous aideront à gérer votre parc de mobiles avec plus d’efficacité et de sérénité !
En matière de gestion de l’information, le point de départ est la donnée. Une donnée qui n’est pas fiable entraînera une vision de votre flotte qui ne l’est pas non plus. Avant toute chose, il est donc essentiel de vérifier l’exactitude des données de votre flotte de terminaux mobiles (smartphones, tablettes, laptops,…).
Il existe plusieurs catégories d’informations (ou données) que vous pouvez vérifier et qui proviennent de différentes sources, notamment des extranets opérateurs, du MDM, ou de la gestion de flotte en elle-même.
💡 Voici quelques exemples d’informations qu’il est important de vérifier :
Une fois ces données collectées et vérifiées, contrôlez leur cohérence. Le triptyque utilisateur/ligne/IMEI est une bonne base de départ.
N’oubliez pas également de mettre à jour régulièrement, si nécessaire, les différentes sources de données !
Une fois que l’exactitude de l’information a été vérifiée sur les différentes sources, vous pouvez centraliser l’information sur une plateforme unique pour garder une vision simple et complète de votre flotte.
En effet, l'information est souvent (trop) dispersée pour que l'on puisse avoir une vision réellement claire de sa flotte. Entre le MDM, les extranets opérateurs, l'outil de gestion des utilisateurs/terminaux (Excel ou autre)... et selon la taille de la flotte, les choses peuvent s'emballer rapidement.
Il est donc essentiel de centraliser les données provenant des différentes sources. Vous pourrez ainsi avoir une vision complète de votre flotte, basée sur les données les plus récentes et fiables possible.
💡 Quelques exemples d’informations à centraliser :
- Les informations sur les utilisateurs, les lignes, les terminaux et les accessoires attribués
- Les informations sur l’état d’enrôlement des appareils mobiles
- Les informations sur les mouvements de terminaux et accessoires
- L’historique sur des utilisateurs, lignes, terminaux et accessoires
Ainsi, une fois que vous aurez regroupé toutes les informations sur une seule et même plateforme, vous pourrez gérer votre flotte de façon plus simple et fiable. Vous pourrez identifier rapidement les erreurs et incidents afin de réagir au plus vite et offrir à votre collaborateurs une continuité de service solide.
Quelle plateforme choisir pour centraliser votre information ?
Il existe des plateformes interconnectées de gestion de flotte, dont l’objectif est tant de vous aider à gérer l’intégralité du cycle de vie de vos appareils et utilisateurs que de vous aider à fiabiliser l’information de votre parc. C’est le cas notamment de la plateforme MobileHub que nous avons créée.
MobileHub se connecte aux différents extranets opérateurs, à votre annuaire d’entreprise et à votre MDM pour centraliser l’information et vous permettre de la contrôler.
Une fois que l’information a été vérifiée et centralisée, vous pourrez automatiser vos tâches récurrentes et chronophages. L’automatisation vous permettra de gagner en temps et en efficacité sur des tâches répétitives et chronophages.
Elle participe également à fiabiliser l'information et la gestion de sa flotte de mobiles, car elle permet de limiter les oublis et d’éviter des "loupés" (par exemple, les relances par e-mail pour fluidifier certains processus).
💡 Voici quelques exemples de tâches ou processus que vous pouvez mettre en place pour automatiser la gestion de votre flotte de mobiles :
- La gestion des utilisateurs, terminaux mobiles, accessoires, et forfaits
- Les déploiements et mastérisations de terminaux mobiles (grâce à la planification notamment)
- La gestion des restitutions (avec l’envoi automatique d’e-mails pour relancer les utilisateurs, demander la confirmation de restitution, etc.)
-Les reportings (avec l’envoi automatique d’e-mails à fréquence déterminée à vous-mêmes et/ou vos équipes)
Enfin, une étape importante, et pourtant souvent mise de côté, pour gérer votre flotte de mobile, c’est de mettre les données et informations à la disposition des différentes parties prenantes : gestionnaire de flotte, RSSI, DSI, etc.
Centraliser l’information c’est bien, la mettre à la disposition de toutes les personnes qui en ont besoin, c’est mieux.
💡 Il s’agit par exemple d’informations concernant :
- Les utilisateurs et leurs attributions (terminaux, accessoires, lignes, forfaits,…)
- Les enrôlements dans le MDM
- L’historique des SAV et incidents
- Les reportings globaux de gestion de flotte
L’automatisation mentionnée dans le paragraphe précédent pourra également concerner certaines tâches de ces parties prenantes. Il est donc préférable de leur donner accès à ces informations.
Cet article vous a présenté quelques mesures pour améliorer la fiabilité de l’information de votre flotte de mobiles : vérifier l’exactitude de l’information, centraliser l’information, automatiser les tâches, et partager l’information. En suivant ces quelques étapes, vous atteindrez non seulement une plus forte fiabilité des données, vous pourrez aussi gérer votre flotte de terminaux mobiles de façon plus fluide, rapide et sûre.
Plusieurs outils sont à votre disposition pour cela, comme des solutions MDM, des solutions de gestion de flotte telles que MobileHub, entre autres.
Pour compléter votre suite logicielle, nous vous recommandons également de faire appel à un partenaire spécialisé en gestion de flotte de mobiles qui saura vous accompagner sur un ensemble de services complémentaires : SAV et réparations, fourniture et recyclage de terminaux, support utilisateurs, etc.
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