Face à la diversification des conditions de travail ces dernières années (travail présentiel, travail hybride, télétravail, déplacements,…), les besoins en équipements des collaborateurs se sont eux-aussi fortement diversifiés.

La généralisation du télétravail, notamment, a amené les entreprises à équiper des utilisateurs distants ou mobile de matériel de travail spécifique : ordinateur portable, smartphone, tablette, accessoires…

Côté usage, les évolutions des comportements et des attentes sont également significatives, avec la montée, par exemple, des usages personnels sur les appareils professionnels, et vice-versa.

Les problématiques de gestion et de protection des utilisateurs distants sont donc aujourd’hui bien réelles pour les gestionnaires de flottes de mobiles et les directions informatiques des entreprises.

De ce fait, quelles sont les étapes d’une gestion efficace et responsable des utilisateurs distants, et quels paramètres doivent être pris en compte ?

Étape n°1 - Définir si la mission de l'utilisateur peut être téléportée

Qui dit diversification des conditions de travail dit également nouvelles exigences de la part des collaborateurs : les attentes sont aujourd'hui fortes pour une plus grande flexibilité dans les horaires et lieux de travail proposés.

Les collaborateurs comme les employeurs voient un réel bénéfice à un travail présentiel à hauteur d’une ou deux journées par semaine. Le reste du temps, les collaborateurs se retrouvent en situation de télétravail ou en déplacements. Ils travaillent donc depuis chez eux, depuis le train, ou depuis des lieux externes (coworking, hôtel,…).

Pour les employeurs, cela implique, en amont, de bien définir les fonctions et les missions qui peuvent réalisées à distance.

Voici quelques paramètres à prendre en compte avant de téléporter une mission selon nous :

1. La mission est-elle claire et réalisable en télétravail ?
2. L’organisation est-elle claire et propice au travail à distance ?
3. Le télétravail doit-il être réduit au travail à domicile ou peut-être être réalisé dans un contexte de plus grande mobilité (déplacements réguliers, diversité des lieux de travail,…) ?
4. L’utilisateur dispose-t-il d’un environnement, d’une ergonomie et d’un équipement propice au télétravail et/ou au travail hybride avec déplacements réguliers ?
5. Comment le non-dit et l’effet « machine à café » sera-t-il géré par le management avec les utilisateurs distants ?
6. Quel sera l’impact de cette flexibilité sur la cybersécurité du collaborateur et de l’entreprise ? Car on ne peut travailler à distance que si on ne met pas en péril la sécurité informatique de l’entreprise et des collaborateurs.

Ce sont tout autant de questions qui permettent de définir si la mission est réalisable ou non à distance, et sous quelles conditions en matière de matériel et ergonomie de travail.

Étape n°2 - Prendre en compte la diversité des environnements de travail

Une fois que les missions réalisables en télétravail ou mobilité ont été définies, il faudra réfléchir à l’ergonomie des environnements de travail.

Il est en effet du ressort de l’entreprise de garantir à ses collaborateurs des conditions de travail exemplaires en toutes circonstances.

Nous pensons ici, entre autres, à :

• Un espace calme et équipé, que ce soit à domicile, dans les locaux de l’entreprise ou dans d’autres lieux externes
• Un accès à internet fiable et sécurisé
• Des appareils mobiles et des accessoires fiables et fonctionnels, et qui répondent aux exigences spécifiques de chaque métier (smartphones, tablettes, ordinateurs portables,…)
• Une cybersécurité qui garantisse, en tout temps et sur tous les appareils, la protection des données de l’entreprise et des collaborateurs

Nous recommandons également aux gestionnaires de flottes de mettre en place une organisation centralisée, tant des appareils mobiles que des utilisateurs, pour que les collaborateurs disposent d'une configuration de travail identique en présentiel et en distanciel.

Cela signifie que la gestion des différents endpoints (tous appareils mobiles confondus) devient une priorité pour les gestionnaires de flottes et doit prendre en compte des questions devenues centrales :

• La diversité des marques et modèles
• La diversité des lieux de travail
• La cybersécurité

Étape 3 : Mieux outiller pour répondre à des enjeux de praticité et de sécurité

Dans ce nouveau contexte de mobilité, le bon outillage des utilisateurs finaux et distants est crucial. Mais l’outillage des gestionnaires de flottes mobiles l’est tout autant.

Les enjeux de la gestion des flottes de mobiles sont devenus multiples :

• Fournir aux utilisateurs du matériel de façon à la fois économique, écologique et responsable
• Tout en mettant l’accent sur la cybersécurité et la protection des données (de l’entreprise et des collaborateurs)

Côté matériel et équipement

Nous recommandons aux gestionnaires d’adapter leur choix d’équipement mobile aux usages et aux métiers des collaborateurs.

Un commercial mobile et un technicien de terrain n’auront pas les mêmes besoins en matière d’appareil (ordinateur portable ou non, renforcé ou non), de forfait (appels internationaux ou non, accès à internet ou non), ou encore d’accessoires (casque et micro ou non).

Cette démarche peut également intégrer une dimension durable et responsable à plusieurs niveaux :

• L’achat de terminaux reconditionnés : pour une utilisation plus respectueuse et raisonnée des ressources et une offre tarifaire avantageuse
• La réalisation de réparations et d’action de SAV tout au long de l’usage par le collaborateur : pour allonger la durée de vie des appareils tout en améliorant la satisfaction de l’utilisateur
• Le recyclage et à la valorisation en fin de vie : pour limiter la production de déchets électroniques et valoriser les appareils et les matières premières qui peuvent l’être

Côté cybersécurité et protection des données

Pendant la phase d’usage des appareils par les collaborateurs, quels que soient les usages, les lieux de travail ou les appareils mobiles utilisés, aucun compromis de doit être fait sur la cybersécurité.

La mise en place de logiciels complémentaires de pilotage de la cybersécurité et des usages doit donc être mobilisés, comme les solutions MDM (Mobile Device Management) et MTD (Mobile Threat Defense). Ensemble, ils permettent de garantir une meilleure sécurité informatique au niveau des différents appareils mobiles.

Nous recommandons bien évidemment, en parallèle, la mise en place d'une politique de sensibilisation des collaborateurs sur les comportements vertueux, dans une logique de prévention (formations MOOCs, opérations de prévention et sensibilisation, etc.).

Aucun compromis ne doit être fait non plus sur la sécurité des données en fin de vie lors du reconditionnement ou du recyclage des appareils : chez Betoobe, nous procédons à un effacement certifié ANSSI de toutes les données présentes sur les terminaux.

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