10 astuces pour réduire les coûts de votre flotte de mobiles

Publié le 27/04/2022

Les coûts liés à la gestion des parcs mobiles (smartphone, tablettes,…) peuvent représenter des budgets colossaux pour les entreprises, quelle que soit leur taille, notamment pour les organisations étendues qui sont amenées à gérer plusieurs centaines, voire milliers de smartphones.

Dans ce contexte, force est de constater que les dispositifs traditionnels des entreprises doivent évoluer pour prendre en compte ces éléments

Voici nos 10 astuces pour optimiser et réduire les coûts de votre flotte de mobiles ?

1.  Se fournir en matériel reconditionné

Le matériel reconditionné connait un boom depuis quelques années, que ce soit pour les particuliers ou pour les entreprises. Et non pas sans raison : le matériel reconditionné permet de s’engager pour l’environnement et pour son portefeuille, même pour les entreprises, les DSI et les gestionnaires de flottes de mobiles.

En France, un téléphone est actuellement gardé en moyenne 2 ans avant d’être remplacé, et souvent jeté. Acheter un téléphone reconditionné permet de doubler sa durée de vie.

Par ailleurs, un smartphone reconditionné peut coûter jusqu’à 50% de moins que le téléphone neuf en ayant une garantie équivalente au neuf, c’est-à-dire 1 à 2 ans.

2.  Protéger physiquement ses terminaux mobiles

Quand on pense « allonger la durée de vie d’un appareil », on pense souvent aux réparations et au recyclage.

On oublie parfois que bien protéger ses appareils pour qu’ils résistent aux chutes, à l’eau et à une utilisation quotidienne intense permet de les garder « en forme » plus longtemps.

Cela passe par équiper ses smartphones et ses tablettes d’accessoires de protection comme les verres trempés et les coques de protection Selon les métiers, on peut même équiper ses collaborateurs des téléphones renforcés et anti-chocs !

3.  Mettre l’accent sur la sécurité informatique

Tout comme la sécurité physique des appareils mobiles, la sécurité informatique (ou cybersécurité) permet de les garder « en forme » plus longtemps.

Il existe des actions de base et des réflexes à avoir pour sécuriser de façon efficace sa flotte de mobiles d’un point de vue informatique : utiliser des logiciels de Mobile Device Management (MDM) et de Mobile Threat Defense (MTD), réaliser des mises à jour régulières, sensibiliser ses collaborateurs à la sécurité informatique (phising, protection des données,…), entre autres.

En maintenant sécurisant ses appareils et en les gardant en forme pendant plus longtemps, on réduit les coûts liés aux dépannages, réparations, et remplacements des appareils mobiles, et on optimise les coûts de sa flotte de mobiles.

4.  Faire réparer ses appareils mobiles

Faire réparer ses terminaux mobiles au cours de leur utilisation, c’est à la fois allonger leur durée de vie et ne pas jeter l’argent par les fenêtres.

En effet, faire réparer ses smartphones et tablettes est devenu nécessaire pour assurer une continuité de service à toute épreuve tout en les inscrivant au cœur de sa démarche RSE de son entreprise et au cœur de l’optimisation des coûts de sa flotte de mobiles.

Les réparations des appareils mobiles permettent également, dans certains cas, de bénéficier d’une extension de garantie matérielle qui prend le relais de la garantie constructeur, ce qui pousse encore plus loin l’optimisation des coûts de la flotte de mobiles.

5.  Adapter les terminaux aux usages réels

On pense souvent qu’il est plus simple et efficace de fournir le même téléphone à tous ses collaborateurs, mais c’est en réalité tout l’inverse.

Au quotidien, les collaborateurs des entreprises, tous secteurs confondus, utilisent le téléphone portable pour effectuer leurs missions.

Mais certains collaborateurs travaillent principalement assis à un bureau, d’autres travaillent dans un entrepôt téléphone ou tablette en main, d’autres encore travaillent de façon mobile et sont souvent en déplacement.

Il est donc primordial d’adapter le matériel aux besoins de l’utilisateur, car chaque poste a ses spécificités. Un commercial n’aura par exemple pas les mêmes besoins qu’un technicien : le commercial n’aura pas besoin d’avoir de téléphone renforcé, résistant à l’eau et à la poussière, alors que le technicien aura besoin d’un téléphone renforcé ou de davantage d’accessoires de protection.

Fournir le bon type de matériel à chaque collaborateur vous permettra d’éviter les réparations ou les remplacements à répétition, ainsi que la gestion de tous les tickets qui en découle. Ce sont des heures précieuses de gagnées et des pertes financières évitées sur le long terme.

6.  Adapter les forfaits aux usages réels

De la même façon qu’il est primordial d’adapter le matériel aux besoins de l’utilisateur, il est important d’adapter le forfait et les options aux usages réels.

Un commercial sédentaire à son bureau a peut-être besoin de passer des appels internationaux, alors que les appels des techniciens seront peut-être davantage locaux et nationaux.

Ainsi, choisir dès le départ le bon forfait et les bonnes options pour chaque collaborateur permet de limiter les pertes financières dans des options inutiles ainsi que d’éviter à tous des heures perdues en SAV et des allers-retours correctifs.

Par ailleurs, le multi-modèles ou le multi-opérateurs au sein de sa flotte de mobiles sont désormais des solutions accessibles sans pour autant devenir un véritable casse-tête à gérer !

7.  Valoriser et faire recycler ses appareils mobiles

On s’imagine souvent que IT, smartphones et tablettes riment forcément avec déchets électroniques et pertes d’argent. On s’imagine souvent que qui dit fin de cycle de vie des terminaux mobiles dit fin de la vie des terminaux mobiles.

En réalité, faire recycler ses smartphones et ses tablettes permet à la fois de les faire devenir des appareils reconditionnés ou réinjecter des matières premières dans le cycle de vie des terminaux et de générer de la trésorerie.

Et générer de la trésorerie grâce à sa flotte de mobiles, c’est aussi un moyen d’en optimiser les coûts !

8.  Gérer l’intégralité du cycle de vie des terminaux mobiles

Le cycle de vie d’un terminal mobile, que ce soit un smartphone ou une tablette, s’étend de l’extraction des matières premières nécessaires à sa fabrication jusqu’à sa fin de vie.

Plusieurs étapes composent ce cycle, et la connaissance de chaque étape du cycle de vie des terminaux mobiles est essentielle pour tout gestionnaire de flotte de mobiles.

En effet, bien connaître chaque étape du cycle de vie des terminaux mobiles permet d’acquérir une vision globale des bases de la gestion de flotte de mobiles et d’aller plus loin dans ses actions.

C’est un point essentiel pour pouvoir mettre sa flotte de mobiles au cœur de la démarche RSE de son entreprise, placer la sécurité informatique au cœur de la gestion de sa flotte, ou encore pour pouvoir optimiser les coûts de sa flotte de mobiles.

9.  Gérer la flotte de façon 360°

Le premier pas pour gérer une flotte de mobiles de façon 360 est de gérer l’intégralité du cycle de vie des terminaux (point précédent). Car bien connaître chaque étape du cycle de vie des terminaux mobiles permet d’acquérir une vision globale des bases de la gestion de flotte de mobiles et d’aller plus loin dans ses actions.

Mais une étape essentielle pour gérer sa flotte de mobiles de façon 360 est aussi d’identifier et gérer les sujets connexes à chaque étape du cycle de vie, car ils ont chacun leurs propres enjeux :

  • La sécurité des appareils et des données des utilisateurs et de l’entreprise
  • La continuité de service à toute épreuve
  • Le suivi de l’état de parc et le reporting
  • La RSE et les différents engagements possibles

Bien sûr, tout cela semble faire beaucoup et être difficile à mettre en place. C’est pour cela qu’il est important de s’équiper d’un outil de gestion de flotte adapté et simple d’utilisation.

10. S’équiper d’un outil de gestion de flotte de mobiles adapté

Si vous avez lu les 9 points précédents, vous vous dites que ça doit être compliqué et chronophage et mettre tout cela en place. Si vous êtes DSI, vous vous dites peut-être que la gestion de flotte de mobiles va devenir votre activité principale…

Mais rassurez-vous, ce n’est pas le cas : c’est exactement à ça que sert de trouver un outil de gestion de flotte de mobiles réellement adapté à vos besoins. Car pour la gestion de flottes de mobiles aussi, c’est souvent l’utilisation d’un outil inadapté qui fait perdre du temps voire de l’information. 

Pour cela, cherchez un outil de gestion de flotte de mobiles qui soit :

  • Intuitif, simple d’utilisation et sans superflus : pour simplifier votre quotidien sans vous encombrer
  • Interconnecté : pour s’intégrer avec vos autres logiciels et plateformes et vous permettre de gérer depuis un seul endroit toutes vos problématiques de gestion de flotte (sécurité, SAV et réparations, déploiements, etc.)
  • Collaboratif : pour permettre à toutes les parties prenantes de travailler ensemble et à partir des mêmes informations, mises à jour en temps quasi réel
  • Personnalisable : pour que les fonctionnalités soient celles dont vous avez besoin et que votre outil réponde à vos besoins

Un outil de gestion de flotte complet et adapté permettra par exemple d’identifier les appareils ou les utilisateurs pour lesquels les problèmes de panne ou casse sont récurrents, et de proposer des appareils plus adaptés.

Digitalisez la gestion de votre flotte de mobiles

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Pour conclure : industrialiser la gestion de flottes, un impératif pour les directions achats et IT ?

Force est de constater que le sujet lié à la gestion des flottes mobiles est, pour les entreprises, un axe clé à intégrer dans leur organisation.

Sa bonne prise en compte permet de répondre à différents objectifs, à la fois économiques, environnementaux et sociétaux.

Les entreprises qui prendront les bonnes décisions pourront ainsi optimiser leurs coûts de fonctionnement, mettre clairement en place une démarche orientée RSE et green IT et offrir à leurs collaborateurs des outils performants leur permettant de mener à bien leur mission dans les meilleures conditions.

Les gestionnaires de flottes mobiles vont donc voir leurs processus de travail largement évoluer en accédant à des solutions et à des services qui leur permettront de maitriser de bout en bout le traitement de leurs opérations et de gérer leurs flottes de mobiles de façon 360.

Une chose est sûre, la gestion de parcs mobiles va continuer à faire parler d’elle ces prochaines années au regard des enjeux importants liés au bon pilotage de ce poste stratégique !

Vous souhaitez optimiser les coûts de votre flotte de mobiles ?

Vous cherchez une solution pour simplifier la gestion de votre flotte de mobiles ? ?

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