L’inventaire d’un parc d’actifs informatiques est la pierre angulaire d’une gestion de flotte solide et sereine au quotidien. C’est aussi la base de tout renouvellement de flotte ou d’opération de recyclage réussis.
Mais pour réussir son inventaire, encore faut-il comprendre réellement ce qu’est un inventaire, pourquoi il est si important, et comment le réaliser efficacement.
Nous vous expliquons tout cela dans cet article !
L’inventaire d’une flotte informatique est une liste détaillée de tous les équipements informatiques d’une entreprise ou d’une organisation, qu’il soient utilisés ou non (stocks). C’est une liste qui répertorie :
L’inventaire inclut aussi, idéalement, les utilisateurs et les attributions, ainsi que des documents et informations complémentaires (contrats et factures, date d’achat et mise en service, garanties,…).
L’inventaire est un moyen important pour assurer le bon fonctionnement du système et essentiel pour bien gérer son parc informatique.
L’inventaire d’une flotte d’équipements informatiques permet de suivre les actifs, de savoir où ils se trouvent, à quel utilisateur ils sont attribués et comment ils sont utilisés. L’inventaire permet également de mieux gérer les stocks et les appareils à inutilisés : le stock tampon pour les incidents et les nouvelles arrivées, les appareils à remettre dans le parc ou à faire réparer ou recycler.
L’inventaire est ainsi un moyen d’avoir une vision claire de sa flotte à un temps donné et de mieux gérer le cycle de vie des équipements IT.
L’inventaire des appareils IT permet également de mieux préparer les arrivées (onboarding) et les départs (offboarding) de collaborateurs.
D’une part, il permet d’avoir une vision claire des appareils disponibles ou non en vue de l’arrivée prochaine d’un collaborateur, et aide à déterminer si des achats, réparations ou remises en parcs devront être effectués. D’autre part, grâce aux dates de sortie des collaborateurs dans les outils internes, l’inventaire permet également de mieux anticiper leur départ et la suite de la vie des équipements qui leur étaient attribués (remise en stock, réattribution, réparation, mise en recyclage, etc.)
L’inventaire est un moyen de gérer sa flotte de façon optimisée et de mieux gérer les mouvements des divers équipements informatiques.
Puisque l’inventaire apporte une vision claire des appareils IT, de leur état, de leurs mouvements et de leur cycle de vie, il permet également d’anticiper les renouvellements. En effet, réalisé régulièrement (idéalement en temps réel), l’inventaire permet de renouveler à temps les équipements informatiques du par et de garantir une continuité de services à toute épreuve aux collaborateurs. L’inventaire participe donc à une bonne expérience utilisateurs.
Lorsque l’on réalise un inventaire d’un parc informatique, on sait quels appareils constituent le parc, à qui ils sont attribués, où ils se situent, comment il sont utilisés, etc. L’inventaire permet donc de n’oublier aucun appareil au moment de sécuriser l’ensemble des assets et de mieux gérer les incidents en cas de perte ou vol.
L’inventaire permet par ailleurs d’obtenir rapidement un reporting fiable de la flotte d’appareils informatiques. Il permet en effet de suivre de façon fluide les mouvements et les indicateurs clefs relatifs à l’activité, à la RSE, à l’état des matériels, aux statuts de garantie, entre autres. Un inventaire solide et un reporting fluidifié permettent également d’anticiper la fin de vie des appareils et les opérations de recyclage éventuelles qui en découleront.
Un inventaire bien réalisé permet également de gérer les différents coûts liés à la flotte d’équipement informatique : le coût total de possession (CTO), le coût de maintenance, le coût d’acquisition, etc. La visibilité sur ces différents coûts permet notamment d’anticiper sa trésorerie et les prochains coûts, notamment en cas de renouvellement, d’incidents et SAV, etc.
L’inventaire est donc un allié idéal pour bien gérer l’ensemble des coûts associés à sa flotte d’assets IT.
👉 L’inventaire est un outil clef pour les entreprises et la gestion des flottes d’appareils informatiques. Il permet notamment de piloter efficacement la cybersécurité et la protection des données, de maximiser l’utilisation des assets IT et de fluidifier sa visibilité globale de parc, pour plus une expérience utilisateur qui vise l’excellence.
Maintenant que nous avons vu ce qu’est un inventaire et en quoi il est si important, nous pouvons nous pencher sur comment le réaliser. Voici donc les clefs pour un inventaire de flotte d’équipement informatique réussi.
Tout d’abord, avant de commencer l’inventaire à proprement parler, il faut s’assurer que les informations qui seront prises en compte dans celui-ci sont fiables. Car en matière de gestion de l’information, le point de départ est la donnée. Et une donnée qui n’est pas fiable entraînera une vision de la flotte (et donc l’inventaire) qui ne l’est pas non plus.
Il s’agit donc avant tout de fiabiliser l’information, et en vue d’un inventaire réussi, cela se passe en « étapes principales :
Il existe plusieurs catégories d’informations (ou données) que vous pouvez vérifier et qui proviennent de différentes sources, notamment des extranets opérateurs, du MDM, ou de la gestion de flotte en elle-même. Une fois ces données collectées et vérifiées, il faut contrôler leur cohérence. Ensuite, il sera possible de les centraliser toutes ces données, ce qui constituera l’inventaire en question.
💡 Pour en savoir plus sur comment fiabiliser l’information et la gestion de son parc de mobiles, vous pouvez consulter notre guide pratique détaillé sur le sujet en cliquant sur le bouton ci-dessous.
Pour réaliser un inventaire solide, il est également important de savoir quels appareils il faut prendre en compte. Chez Betoobe, nous recommandons de prendre en compte les appareils suivants :
Cette liste est bien entendu à compléter selon les équipements spécifiques des utilisateurs de l’entreprise et de l’organisation.
Pour réussir son inventaire, il ne s’agit pas seulement de lister les équipements et les accessoires concernés. Il est également important de prendre en compte les bonnes informations relatives à chacun de ces équipements et accessoires. Cela sert à bien classer et organiser l’inventaire,
Il s’agit, en outre, de prendre en compte tous les modèles, toutes les configurations, et tous les numéros de série des appareils et accessoires concernés.
Chez Betoobe, nous recommandons de prendre en compte les informations suivantes durant un inventaire :
👉 Avec une information fiable, une liste complète des équipements et accessoires à prendre en compte et la liste des bonnes informations nécessaires, les bases sont posées pour réaliser efficacement un inventaire bien solide. Il ne reste plus qu’à déterminer si l’inventaire des équipements informatiques sera réalisé de manière automatique ou manuelle et avec quel outil.
Une fois la fiabilité de l’information vérifiée, et les équipements, accessoires et informations nécessaires listés, la réalisation de l’inventaire à proprement parler peut commencer. Pour cela, faut-il encore choisir le bon outil et la bonne méthode. L’outil est souvent sous-estimé, pourtant son impact est bien réel pour réussir un inventaire d’assets IT et d’utilisateurs (car on ne peut dissocier les deux de nos jours).
Il existe deux méthodes principales pour réaliser un inventaire, automatique et manuelle, et chacune demande des outils spécifiques.
Voici les outils que nous vous recommandons chez Betoobe pour chacune de ces méthodes, qui sont ceux que nous utilisons en interne et pour nos clients.
Les outils les plus classiques du marché sont les logiciels d’asset management tels que GLPI, EasyVista, ServiceNow, etc. Ce sont des outils puissants et très complets, qui proposent de nombreux paramètres pour chaque appareil du parc.
Ils proposent de nombreuses fonctionnalités et configurations pour gérer tant les appareils que le parc en lui-même. Ces outils sont très poussés, mais c’est ce qui les rend parfois trop lourds, peu intuitifs et encombrants.
👉 Les avantages des assets managers :
👉 Les inconvénients des assets managers :
Les outils d’asset management sont des outils hautement configurables et qui permettent de gérer beaucoup d’aspects d’un parc d’équipements informatiques. Ils sont très efficaces, à condition que l’on prenne le temps de se former (et former ses équipes) à leur utilisation et de les configurer. Au final, ce sont des outils qui sont également lourds à mettre en place et utiliser au quotidien.
Il existe des solutions de gestion de flotte plus abordables, plus simples à mettre en place et plus faciles d’utilisation au quotidien, comme par exemple la plateforme MobileHub.
En effet, il est possible de réaliser un inventaire en utilisant un outil spécialisé dans la gestion des flottes d’équipements IT. C’est l’outil idéal pour la gestion des parcs, quelle que soit leur taille, et pour limiter la place de l’erreur humaine.
Chez Betoobe, nous avons créé la plateforme MobileHub pour répondre à ce besoin en simplifiant et centralisant la gestion de parc d’appareils informatiques afin de gagner du temps et gagner en sérénité.
La plateforme MobileHub propose toutes les fonctionnalités essentielles pour bien gérer sa son parc d’équipements IT :
Ainsi, avec cette plateforme, l’inventaire des assets informatiques se fait en quelques étapes :
MobileHub propose ainsi de bénéficier d’un inventaire en temps réel, tout en permettant de réaliser toutes les opérations nécessaires directement depuis la plateforme.
Grâce à notre plateforme, vous bénéficiez d’un outil 2 en 1 pour faire votre inventaire et gérer tous les aspects de votre parc, et tout ça, en seulement quelques clics et en toute sérénité !
👉 Les avantages de l’inventaire semi-automatisé avec un outil dédié :
👉 Les inconvénients de l’inventaire automatisé avec un outil dédié :
MobileHub aide les gestionnaires de parc à exécuter et planifier leurs opérations en quelques clics :
✅ Parcs de smartphones, tablettes, PC, accessoires
✅ Cybersécurité, RSE, gestion des utilisateurs et terminaux, reportings, ... et bien plus !
Il est également possible de réaliser un inventaire de façon manuelle avec des outils tels qu’Excel ou Google Sheets. Cette méthode est cependant plus fastidieuse, plus longue, et sujette aux erreurs humaines.
👉 Les avantages de l’inventaire manuel avec Excel :
👉 Les inconvénients de l’inventaire manuel avec Excel :
Chez Betoobe, nous veillons à ce que toutes les étapes de l’inventaire soient aussi simples que possible afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte le plus : vos utilisateurs. Alors pour vous accompagner dans votre inventaire manuel, nous avons créé un modèle Excel qui comprend toute la structure et les catégories d’informations dont vous avez besoin pour réussir votre inventaire.
Ainsi, avec notre modèle Excel à télécharger gratuitement, il ne vous faut plus que quelques minutes pour réaliser votre inventaire manuellement.
✅ Une évaluation rapide et simple du nombre, des caractéristiques et de l'état des terminaux de votre parc
✅ un fichier prêt à être importé dans un outil de gestion de parc IT
✅ Un fichier prêt à être envoyé à votre partenaire de recyclage ou renouvellement
L’inventaire d’une flotte informatique est une liste détaillée répertorie l’ensemble des équipements informatiques d’une entreprise ou d’une organisation, qu’il soit utilisés ou non.
L’inventaire est un moyen important pour assurer le bon fonctionnement du système et essentiel pour bien gérer son parc informatique. Il sert en outre à :
Pour réussir son inventaire et avoir quelque chose de solide, quelques étapes sont essentielles :
Qu’il soit réalisé de façon automatisée ou manuelle, des outils spécialisés sont à votre disposition pour réaliser efficacement votre inventaire, comme par exemple MobileHub.co pour un inventaire automatisé ou notre modèle Excel pour un inventaire manuel.
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