Les clefs pour un inventaire de parc d'appareils IT réussi  

Publié le 11/05/2023

L’inventaire d’un parc d’actifs informatiques est la pierre angulaire d’une gestion de flotte solide et sereine au quotidien. C’est aussi la base de tout renouvellement de flotte ou d’opération de recyclage réussis.

Mais pour réussir son inventaire, encore faut-il comprendre réellement ce qu’est un inventaire, pourquoi il est si important, et comment le réaliser efficacement.

Nous vous expliquons tout cela dans cet article !

1. L’inventaire, c’est quoi ?

L’inventaire d’une flotte informatique est une liste détaillée de tous les équipements informatiques d’une entreprise ou d’une organisation, qu’il soient utilisés ou non (stocks). C’est une liste qui répertorie :

  • Les appareils mobiles : téléphones portables, tablettes, ordinateurs portables, etc.
  • Les équipements fixes : ordinateurs fixes (dits « de bureau »), etc.
  • Les accessoires : souris, claviers, casques, micros, écrans, etc.
  • Et d’autres matériels spécifiques : clefs 4G, clefs USB, disques durs, etc.

L’inventaire inclut aussi, idéalement, les utilisateurs et les attributions, ainsi que des documents et informations complémentaires (contrats et factures, date d’achat et mise en service, garanties,…).

L’inventaire est un moyen important pour assurer le bon fonctionnement du système et essentiel pour bien gérer son parc informatique.

2. Pourquoi faire un inventaire de parc IT ?

Gérer les actifs et les stocks

L’inventaire d’une flotte d’équipements informatiques permet de suivre les actifs, de savoir où ils se trouvent, à quel utilisateur ils sont attribués et comment ils sont utilisés. L’inventaire permet également de mieux gérer les stocks et les appareils à inutilisés : le stock tampon pour les incidents et les nouvelles arrivées, les appareils à remettre dans le parc ou à faire réparer ou recycler.

L’inventaire est ainsi un moyen d’avoir une vision claire de sa flotte à un temps donné et de mieux gérer le cycle de vie des équipements IT.

Anticiper l’onboarding et l’offboarding des collaborateurs

L’inventaire des appareils IT permet également de mieux préparer les arrivées (onboarding) et les départs (offboarding) de collaborateurs.

D’une part, il permet d’avoir une vision claire des appareils disponibles ou non en vue de l’arrivée prochaine d’un collaborateur, et aide à déterminer si des achats, réparations ou remises en parcs devront être effectués. D’autre part, grâce aux dates de sortie des collaborateurs dans les outils internes, l’inventaire permet également de mieux anticiper leur départ et la suite de la vie des équipements qui leur étaient attribués (remise en stock, réattribution, réparation, mise en recyclage, etc.)

L’inventaire est un moyen de gérer sa flotte de façon optimisée et de mieux gérer les mouvements des divers équipements informatiques.

Anticiper le renouvellement des équipements informatiques

Puisque l’inventaire apporte une vision claire des appareils IT, de leur état, de leurs mouvements et de leur cycle de vie, il permet également d’anticiper les renouvellements. En effet, réalisé régulièrement (idéalement en temps réel), l’inventaire permet de renouveler à temps les équipements informatiques du par et de garantir une continuité de services à toute épreuve aux collaborateurs. L’inventaire participe donc à une bonne expérience utilisateurs.

Maximiser la cybersécurité des matériels et du parc IT

Lorsque l’on réalise un inventaire d’un parc informatique, on sait quels appareils constituent le parc, à qui ils sont attribués, où ils se situent, comment il sont utilisés, etc. L’inventaire permet donc de n’oublier aucun appareil au moment de sécuriser l’ensemble des assets et de mieux gérer les incidents en cas de perte ou vol.

Fluidifier son reporting

L’inventaire permet par ailleurs d’obtenir rapidement un reporting fiable de la flotte d’appareils informatiques. Il permet en effet de suivre de façon fluide les mouvements et les indicateurs clefs relatifs à l’activité, à la RSE, à l’état des matériels, aux statuts de garantie, entre autres. Un inventaire solide et un reporting fluidifié permettent également d’anticiper la fin de vie des appareils et les opérations de recyclage éventuelles qui en découleront.

Gérer les coûts

Un inventaire bien réalisé permet également de gérer les différents coûts liés à la flotte d’équipement informatique : le coût total de possession (CTO), le coût de maintenance, le coût d’acquisition, etc. La visibilité sur ces différents coûts permet notamment d’anticiper sa trésorerie et les prochains coûts, notamment en cas de renouvellement, d’incidents et SAV, etc.

L’inventaire est donc un allié idéal pour bien gérer l’ensemble des coûts associés à sa flotte d’assets IT.

👉 L’inventaire est un outil clef pour les entreprises et la gestion des flottes d’appareils informatiques. Il permet notamment de piloter efficacement la cybersécurité et la protection des données, de maximiser l’utilisation des assets IT et de fluidifier sa visibilité globale de parc, pour plus une expérience utilisateur qui vise l’excellence.

Maintenant que nous avons vu ce qu’est un inventaire et en quoi il est si important, nous pouvons nous pencher sur comment le réaliser. Voici donc les clefs pour un inventaire de flotte d’équipement informatique réussi.

3. Les clefs d’un inventaire de parc d'équipements IT réussi

Pré-requis absolu : se baser sur des informations fiables

Tout d’abord, avant de commencer l’inventaire à proprement parler, il faut s’assurer que les informations qui seront prises en compte dans celui-ci sont fiables. Car en matière de gestion de l’information, le point de départ est la donnée. Et une donnée qui n’est pas fiable entraînera une vision de la flotte (et donc l’inventaire) qui ne l’est pas non plus.

Il s’agit donc avant tout de fiabiliser l’information, et en vue d’un inventaire réussi, cela se passe en «  étapes principales :

  1. Vérifier l’exactitude de l’information
  2. Centraliser l'information des différentes sources

Il existe plusieurs catégories d’informations (ou données) que vous pouvez vérifier et qui proviennent de différentes sources, notamment des extranets opérateurs, du MDM, ou de la gestion de flotte en elle-même. Une fois ces données collectées et vérifiées, il faut contrôler leur cohérence. Ensuite, il sera possible de les centraliser toutes ces données, ce qui constituera l’inventaire en question.

💡 Pour en savoir plus sur comment fiabiliser l’information et la gestion de son parc de mobiles, vous pouvez consulter notre guide pratique détaillé sur le sujet en cliquant sur le bouton ci-dessous.

Prendre en compte tous les équipements et accessoires concernés

Pour réaliser un inventaire solide, il est également important de savoir quels appareils il faut prendre en compte. Chez Betoobe, nous recommandons de prendre en compte les appareils suivants :

  • Postes de travail fixes
    • Ordinateurs de bureau
  • Postes de travail mobiles
    • Ordinateurs portables
    • Téléphones portables
    • Tablettes
  • Accessoires :
    • Souris
    • Claviers
    • Ecrans
    • Casques audio
    • Microphones
    • Etc.
  • Connectivité :
    • Clefs 4G
    • Routeurs 4G
    • Etc.
  • Autres matériels :
    • Clés USB
    • Disques durs
    • Etc.

Cette liste est bien entendu à compléter selon les équipements spécifiques des utilisateurs de l’entreprise et de l’organisation.

Prendre en compte les bonnes informations

Pour réussir son inventaire, il ne s’agit pas seulement de lister les équipements et les accessoires  concernés. Il est également important de prendre en compte les bonnes informations relatives à chacun de ces équipements et accessoires. Cela sert à bien classer et organiser l’inventaire,

Il s’agit, en outre, de prendre en compte tous les modèles, toutes les configurations, et tous les numéros de série des appareils et accessoires concernés.

Chez Betoobe, nous recommandons de prendre en compte les informations suivantes durant un inventaire :

  • Le nom de l’équipement ou de l’accessoire
  • Le numéro de série
  • La marque et le modèle
  • Les caractéristiques et configuration
  • Les différentes attributions du matériel ou de l’accessoire (utilisateur, ligne,…)
  • La localisation (dans les bureaux ou chez le collaborateur)
  • La date d’achat (pour le suivi de garantie) ou de début de contrat (en cas de le leasing)
  • Le statut (attribué, en réparation, en stock…)
  • Les documents associés (contrats, factures,…)

👉 Avec une information fiable, une liste complète des équipements et accessoires à prendre en compte et la liste des bonnes informations nécessaires, les bases sont posées pour réaliser efficacement un inventaire bien solide. Il ne reste plus qu’à déterminer si l’inventaire des équipements informatiques sera réalisé de manière automatique ou manuelle et avec quel outil.

S’équiper des bons outils pour réaliser son inventaire

Une fois la fiabilité de l’information vérifiée, et les équipements, accessoires et informations nécessaires listés, la réalisation de l’inventaire à proprement parler peut commencer. Pour cela, faut-il encore choisir le bon outil et la bonne méthode. L’outil est souvent sous-estimé, pourtant son impact est bien réel pour réussir un inventaire d’assets IT et d’utilisateurs (car on ne peut dissocier les deux de nos jours). 

Il existe deux méthodes principales pour réaliser un inventaire, automatique et manuelle, et chacune demande des outils spécifiques.  

Voici les outils que nous vous recommandons chez Betoobe pour chacune de ces méthodes, qui sont ceux que nous utilisons en interne et pour nos clients. 

Faire un inventaire automatisé avec un asset manager classique (GLPI, EasyVista,…)

Les outils les plus classiques du marché sont les logiciels d’asset management tels que GLPI, EasyVista, ServiceNow, etc. Ce sont des outils puissants et très complets, qui proposent de nombreux paramètres pour chaque appareil du parc.  

Ils proposent de nombreuses fonctionnalités et configurations pour gérer tant les appareils que le parc en lui-même. Ces outils sont très poussés, mais c’est ce qui les rend parfois trop lourds, peu intuitifs et encombrants. 

👉 Les avantages des assets managers : 

  • Des outils très complets qui permettent de gérer TOUS les assets (IT ou non) 
  • Des paramètres et configurations très poussés  

👉 Les inconvénients des assets managers : 

  • Des outils trop complets et très lourds, qui demandent beaucoup de formation (et de temps) pour la prise en main 
  • Plusieurs fonctionnalités superflues pour gérer un parc IT   
  • Peu intuitifs et encombrants 
  • Peuvent demander un gros budget 

Les outils d’asset management sont des outils hautement configurables et qui permettent de gérer beaucoup d’aspects d’un parc d’équipements informatiques. Ils sont très efficaces, à condition que l’on prenne le temps de se former (et former ses équipes) à leur utilisation et de les configurer. Au final, ce sont des outils qui sont également lourds à mettre en place et utiliser au quotidien. 

Il existe des solutions de gestion de flotte plus abordables, plus simples à mettre en place et plus faciles d’utilisation au quotidien, comme par exemple la plateforme MobileHub.   

Faire un inventaire avec la plateforme MobileHub 

En effet, il est possible de réaliser un inventaire en utilisant un outil spécialisé dans la gestion des flottes d’équipements IT. C’est l’outil idéal pour la gestion des parcs, quelle que soit leur taille, et pour limiter la place de l’erreur humaine. 

Chez Betoobe, nous avons créé la plateforme MobileHub pour répondre à ce besoin en simplifiant et centralisant la gestion de parc d’appareils informatiques afin de gagner du temps et gagner en sérénité. 

La plateforme MobileHub propose toutes les fonctionnalités essentielles pour bien gérer sa son parc d’équipements IT : 

  • L’ajout des utilisateurs, équipements IT et accessoires (de façon individuelle ou en masse) 
  • La gestion des attributions aux utilisateurs (appareils, accessoires, lignes,…) 
  • La gestion du statut des terminaux (attribué, en réparation, en restitution, en stock,…) 
  • La gestion des documents associés à tous les appareil et accessoires (contrats, factures,…) 
  • La gestion des SAV et réparations et du recyclage 
  • La gestion des mouvements  
  • La gestion des campagnes de déploiements 
  • La synchronisation multi-source sécurisée avec les outils de sécurité (MDM,…) et les informations des opérateurs 
  • La réconciliation automatique des données de parc 
  • L’accès rapide aux reportings de mouvements, de garantie des terminaux, de SAV et réparations, de l’état du parc,… 

Ainsi, avec cette plateforme, l’inventaire des assets informatiques se fait en quelques étapes : 

  1. La phase d’initialisation : une étape qui requiert des actions manuelles mais qui est entièrement guidée par la plateforme MobileHub. Ici, il s’agit de réaliser un premier import de parc avec un fichier ou un outil (export d’état de parc opérateur, import d’un fichier Excel préalablement établi, connexion à un outil externe,…), où le gestionnaire de flotte peut décider manuellement ce qu’il importe ou non dans MobileHub (1 case à cocher). 
  1. La phase de vie et de gestion du parc IT et des utilisateurs : chez Betoobe, nous mettons un point d’honneur à placer l’intelligence humaine au cœur de la gestion de parc. C’est pourquoi dans MobileHub l’état de parc n’est pas mis à jour automatiquement mais repose sur un système d’envoi d’alertes aux gestionnaires de parc afin de les informer de possibles incohérences. Ils décident ainsi quelles mises à jour sont correctes et quelles mises à jour nécessitent un contact avec l’utilisateur (si un utilisateur enlève la carte SIM fournie avec le téléphone professionnel et la met dans son appareil personnel, par exemple) ou une autre opération de gestion de parc. Ce système permet de mettre en lumière des incohérences pour permettre aux gestionnaires de parc vérifier les données manuellement ou grâce à la connexion à les outils existants (solutions de MDM (Intune, Hexnode,..), extranets opérateurs, import de données via CSV… 

MobileHub propose ainsi de bénéficier d’un inventaire en temps réel, tout en permettant de réaliser toutes les opérations nécessaires directement depuis la plateforme. 

Grâce à notre plateforme, vous bénéficiez d’un outil 2 en 1 pour faire votre inventaire et gérer tous les aspects de votre parc, et tout ça, en seulement quelques clics et en toute sérénité ! 

👉 Les avantages de l’inventaire semi-automatisé avec un outil dédié : 

  • Avoir une base de données exhaustive et facile à mettre en place 
  • Accéder à un inventaire en temps réel des assets et des utilisateurs 
  • Piloter les droits d’accès des différentes parties prenantes 
  • Limiter l’erreur humaine et éviter les suppressions malencontreuse d’information  
  • Accéder facilement à toutes les informations de la flotte d’assets IT et d’utilisateurs 
  • Un budget plus maîtrisé que les outils d’asset management classiques 

👉 Les inconvénients de l’inventaire automatisé avec un outil dédié : 

  • Demande un budget pour l’outil 
  • Demande un délai d’adaptation et de formation des équipes au nouvel outil 

Digitalisez la gestion de votre parc IT

MobileHub aide les gestionnaires de parc à exécuter et planifier leurs opérations en quelques clics :

✅ Parcs de smartphones, tablettes, PC, accessoires

✅ Cybersécurité, RSE, gestion des utilisateurs et terminaux, reportings, ... et bien plus !

Faire un inventaire manuel avec un modèle Excel pré-configuré 

Il est également possible de réaliser un inventaire de façon manuelle avec des outils tels qu’Excel ou Google Sheets. Cette méthode est cependant plus fastidieuse, plus longue, et sujette aux erreurs humaines.  

👉 Les avantages de l’inventaire manuel avec Excel : 

  • Pas de budget supplémentaire pour un outil de gestion de flotte 

👉 Les inconvénients de l’inventaire manuel avec Excel : 

  • Laisse la place aux erreurs humaines telles que les fautes de frappe, les suppressions de lignes ou colonnes,… 
  • Laisse la place à la suppression ou la perte définitive du document 
  • N’intègre pas la gestion des droits d’accès et les synchronisations avec d’autres outils 

Chez Betoobe, nous veillons à ce que toutes les étapes de l’inventaire soient aussi simples que possible afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte le plus : vos utilisateurs. Alors pour vous accompagner dans votre inventaire manuel, nous avons créé un modèle Excel qui comprend toute la structure et les catégories d’informations dont vous avez besoin pour réussir votre inventaire.  

Ainsi, avec notre modèle Excel à télécharger gratuitement, il ne vous faut plus que quelques minutes pour réaliser votre inventaire manuellement. 

Le modèle Excel : votre copilote d'inventaire

✅ Une évaluation rapide et simple du nombre, des caractéristiques et de l'état des terminaux de votre parc

✅ un fichier prêt à être importé dans un outil de gestion de parc IT

✅ Un fichier prêt à être envoyé à votre partenaire de recyclage ou renouvellement

Récapitulatif : les clefs pour réussir son inventaire de flotte d’appareils informatiques

L’inventaire d’une flotte informatique est une liste détaillée répertorie l’ensemble des équipements informatiques d’une entreprise ou d’une organisation, qu’il soit utilisés ou non.

L’inventaire est un moyen important pour assurer le bon fonctionnement du système et essentiel pour bien gérer son parc informatique. Il sert en outre à :

  • Gérer efficacement les actifs et les stocks
    • Anticiper l’onboarding (arrivée) et l’offboarding (départ) de collaborateurs
    • Anticiper le renouvellement des équipements informatiques
    • Maximiser la sécurité des matériels et de l’ensemble du parc IT
    • Fluidifier le reporting (le reporting de mouvements, de SAV et réparations, des états de garantie, de l’état de parc, etc.)
    • Gérer les coûts (le coût total de possession (CTO), le coût de maintenance, le coût d’acquisition, etc.)

Pour réussir son inventaire et avoir quelque chose de solide, quelques étapes sont essentielles :

  • S’assurer de la fiabilité de l’information relevée (et la fiabiliser le cas échéant)
  • Prendre en compte tous les équipements et accessoires concernés
  • Prendre en compte les bonnes informations
  • S’équiper des bons outils

Qu’il soit réalisé de façon automatisée ou manuelle, des outils spécialisés sont à votre disposition pour réaliser efficacement votre inventaire, comme par exemple MobileHub.co pour un inventaire automatisé ou notre modèle Excel pour un inventaire manuel.

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